10.02.10

ОТДЕЛ ПЕРСОНАЛА «С НУЛЯ»: ПЕРВЫЕ ШАГИ

Лилия Михина, Ведущий консультант компании "Антропос-консалтинг"

Начинается весна, и вместе с оттепелью и весенним солнцем в головы людей приходит желание перемен, обновления. И никакой кризис не властен над желанием расти профессионально, искать новые возможности для самореализации.

Совсем скоро начнется пора отпусков, многие руководители предпочтут решить вопросы с недостающими кадрами до начала этого периода. На сайтах, посвященных работе, снова появятся вакансии компаний, которым требуется руководитель отдела персонала. И вот Вы на новой работе!

До Вас в компании кадровым документооборотом занималась бухгалтерия, о мотивации и адаптации даже слышали не все, большинство сотрудников в компании до сих пор не видят разницы между кадровым делопроизводителем и менеджером по персоналу, а выражение «оценка персонала» воспринимают как личное оскорбление.

Однако руководитель компании, уже понял, что без специалиста по управлению персоналом далеко не продвинешься, и готов доверить Вам самое ценное – работников - целый коллектив, со своими проблемами и радостями.

От Вас ждут, чтобы в делах был порядок, чтобы достигались поставленные перед работниками цели (планы производства, продаж, закупок, была железная дисциплина и т.д.) И Вы, всей душой желая принести пользу новой компании, готовые  нелегким трудом заработать свою зарплату, стоите в самом начале этого непростого пути.

Как же провести процесс самоадаптации эффективнее, как уложиться в заданные сроки, и при этом принести наибольшую пользу?

Думаю, для этого надо действовать в рамках элементарной логики. Давайте для начала проведем некоторую рекогносцировку на местности, то есть осмотримся, определим фронт работ. Для этого попробуйте ответить на некоторые вопросы, составьте предварительный «лист ожиданий»:

Почему Вас позвали в компанию? Причины могут быть разными:

• Стратегическая активизация компании, подбор большого числа новых сотрудников.
• Слияние небольших компаний в одну. В таких случаях предполагается, что вместе будут работать два (или больше) уже сложившихся коллектива.
• Текучесть кадров, возможно, обусловленная кадровой  политикой компании, а может, не выявленными пока причинами, которые руководство хочет найти и устранить.
• Сокращения в компании.
• Внутренний конфликт, мешающий компании работать эффективно.

Соответственно, и задачи нового менеджера по персоналу, особенно на первом этапе, будут различными в каждой ситуации.

Кто Вы для компании перед лицом директора (Вам необходимо будет соответствовать данному представлению, либо скорректировать его на первых же встречах, но непременно достичь взаимопонимания):

• просто кадровик, делопроизводитель, который теперь сам или вместе с подчиненными выполнит увеличившийся объем кадровой документации, освободив для славных финансовых дел бухгалтерию, давно стонущую от «побочной» работы; 
•  эдакая дисциплинарная «палка», которая будет подгонять сотрудников, устрашая их всяческими проверками, фигура, стоящая с хронометром у проходной;
• «карающий меч» рыночной экономики, призванный выявить всех «лишних» людей в компании и помочь их устранить;
• «мамочка», которая будет неусыпно заботиться о своих подопечных, которым так не хватает внимания «свыше»;
• массовик-затейник, которому теперь можно доверить подготовку к разным мероприятиям, дабы не отвлекать более ценных сотрудников от основного производственного процесса;
• мудрый помощник и советчик, который с помощью освоенных современных методов управления персоналом и личного опыта сможет помочь вовремя распознать не только какие-либо угрожающие сигналы, но и весьма позитивные, подсказать, как эффективнее  использовать трудовые ресурсы; с помощью которого компания станет сплоченной единой командой, сможет работать более эффективно;
• что-то другое?

Кто Вы для рядовых сотрудников компании (понятно, что лошадка темная, но все же – чего они от Вас ждут, или чего опасаются):

• информатор – «оповеститель» руководства о проступках сотрудников;
• посредник между ними и руководством компании, которому можно изливать все их проблемы;
• сотрапезник за обеденным и праздничным столом, с которым весело проводить время;
• лошадь, на которую можно свалить грязную или надоевшую работу;
• жилетка для утирания слез;
• источник для подтверждения сплетен;
• третейский судья для разрешения конфликтной ситуации;
• мудрый советчик;
• что-то другое?

Кто Вы для руководителей подразделений:

• постоянно надоедающий и мешающий работе зануда, отвлекающий непонятными разговорами, вечно требующий какие-то сводки, положения и т.д.;
• помощник и друг, готовый прийти на помощь в самых сложных ситуациях;
• фокусник, который, как по волшебству, «достает» нужных отделу специалистов;
• что-то другое?

Самое любопытное: Вы можете стать для всех этих людей всем  перечисленным; причем, как по отдельности, так и вместе взятым.

Но все же выбор, прежде всего, за Вами. И получить картину ожиданий весьма для себя полезно. Ведь после получения нужной информации Вы всегда сможете скорректировать события. И провести, например, процедуру более близкого знакомства, где сами сможете рассказать или даже написать  о себе, чтобы не вызывать сплетен и кривотолков.

Затем просто необходимо составить общую картину компании. Зная структуру компании и внутрикорпоративные связи, Вы  легче и быстрее сможете получить необходимую информацию о состоянии дел в сфере управления персоналом, а значит, с большей эффективностью воплотить в жизнь план Вашей работы.

Для начала Вы можете заполнить примерно такую таблицу:

Подразделение компании	Количество сотрудников	Состояние работы с персоналом	Задачи, которые ставит перед Вами руководитель подразделения, пожелания	Сроки, в которые предполагается уложиться
...	...	...	...	...

А теперь самое время получить от соответствующих подразделений еще более конкретную картину:

Направление работы	Предварительная оценка состояния  на данный момент	Задачи, стоящие перед менеджером по персоналу	Сроки, в которые от Вас ждут результата
Структура компании
Сформирована или формируется?	...	...	...
Отражена ли структура в соответствующей схеме?	...	...	...
Разработан ли алгоритм взаимодействия между подразделениями?	...	...	...
Предполагается ли реструктуризация?	...	...	...
Корпоративный стиль компании
Стиль оформления офиса	...	...	...
Стиль одежды	...	...	...
Стиль взаимоотношений между сотрудниками компании	...	...	...
Стиль взаимоотношений с клиентами, поставщиками	...	...	...
Предпочтительные  способы обмена информацией	...	...	...
Кадровый документооборот  (наличие документов, их состояние, сформированы ли  дела и папки, кто ведет дела на момент Вашего прихода, кто будет вести соответствующие документы?)
Правила внутреннего трудового распорядка	...	...	...
Должностные инструкции	...	...	...
Другие локальные нормативные акты компании	...	...	...
Штатное расписание	...	...	...
Трудовые договоры	...	...	...
Табель учета рабочего времени	...	...	...
Оформление приказов о приеме, переводе, отпусках, командировании, прекращении трудовых договоров	...	...	...
Книги и журналы по учету кадров	...	...	...
Ведение трудовых книжек	...	...	...
Личные карточки	...	...	...
Графики работы	...	...	...
Документы по пенсионному, социальному, медицинскому страхованию	...	...	...
Больничные листы	...	...	...
Журнал первичного инструктажа по технике безопасности	...	...	...
Инструкции по технике безопасности	...	...	...
Аналитические справки о кадровом составе	...	...	...
Анкеты, тесты, опросники для подбора персонала	...	...	...
Документы по воинскому учету	...	...	...
Отчетность по приему на работу иностранных граждан	...	...	...
Наличие архива кадровых документов	...	...	...
Обучение сотрудников в компании
Наличие системы обучения	...	...	...
Как часто и в каком количестве обучаются сотрудники, есть ли потребность в периодическом обучении?	...	...	...
Кто принимает первичное  решение о необходимости обучения сотрудника?	...	...	...
Связи с определенными учебными заведениями, учебными комбинатами, курсами повышения квалификации	...	...	...
Подбор персонала
Потребность в каких специалистах имеется в компании?	...	...	...
Количество требуемых специалистов	...	...	...
Периодичность подбора	...	...	...
Есть ли в компании иностраннные работники, их количество	...	...	...
Как часто возникает потребность в иностранной рабочей силе?	...	...	...
Есть ли разработанный алгоритм привлечения и приема на работу?	...	...	...
Наличие специальной кадровой компьютерной программы в компании	...	...	...
Дисциплина в компании
Наличие автоматизированной  системы учета рабочего времени	...	...	...
Соблюдается ли трудовая дисциплина, наличие нарушений, их частота?	...	...	...
Меры дисциплинарного воздействия	...	...	...
Командообразование
Можно ли назвать коллектив единой командой, часты ли противоречия между сотрудниками?	...	...	...
Специальные командообразующие мероприятия	...	...	...
Наличие неформальных лидеров; тон, задаваемый ими	...	...	...
Корпоративные праздники, какие	...	...	...
Есть ли традиции празднования, выработан ли алгоритм поздравлений, кто занимается поздравлениями?	...	...	...
Оценка персонала
Существует ли система оценки?	...	...	...
Как оцениваются результаты работы?	...	...	...
Как используются результаты оценки?	...	...	...
Отношение сотрудников к оценке	...	...	...
Наличие потенциальных, официально выделенных, помощников	...	...	...

Итак, Вы провели некую первичную оценку состояния работы с персоналом в компании.

Теперь Вам предстоит составить план работы. Думаю, здесь будет нелишним еще один предметный разговор с руководителем компании.

Предоставив ему предварительную информацию, Вы достигаете нескольких целей:

• представляете промежуточный отчет о проделанной работе;
• формируете общее видение Вашей будущей деятельности;
• создаете возможность для быстрого совместного выбора приоритетов;
• очерчиваете потенциальный круг задач для наилучшего понимания руководителем предстоящей Вам работы и создаете возможность для объективной оценки сроков исполнения поставленных задач;
• избегаете возможного непонимания в вопросах планирования и последовательности действий по выполнению Вашей работы;
• можете объективно аргументировать наличие официального помощника (помощников) при необходимости;
• можете достаточно объективно оценить затраты и определить объем запрашиваемых средств на ведение работы отдела;
• создаете предпосылки для конструктивного сотрудничества.

После сведения воедино полученных данных и создания плана работы, было бы правильно представить окончательный вариант руководителю компании. Предварительно оцените возможность помощи со стороны руководителей подразделений в выполнении задач, касающихся вверенных им структурных единиц.

В представленном плане правильно было бы указать не только виды деятельности и сроки, но и людей, которым Вы делегируете часть  работы по его выполнению, с указанием их конкретных действий.

После утверждения руководителем плана Вашей работы необходимо ознакомить указанных Вами в плане людей с их задачами и сроками принятым в компании способом. Теперь «поле» измерено, участки размечены, определены сроки, пора действовать.

Итак, структурирование, систематизация  работы на основе знания законов, нормативных актов, опыта работы и жизненного опыта, играют огромную роль в повышении эффективности таких процессов, как адаптация и прохождение испытательного срока.   

Записывайте всю нужную Вам информацию, и желательно, сразу структурируйте ее. Замечательно, если Вы завели себе календарь с напоминанием сроков исполнения тех или иных задач, ежедневно планируете свою деятельность, распределяя приоритеты и в глобальных, и в более детальных вопросах.

Безусловно, работа менеджера по персоналу – это, прежде всего, работа с людьми. При выполнении всего вышеуказанного спектра работы надо помнить о том, что период адаптации – это уже начало Вашей работы в коллективе. Вы формируете межличностные отношения с самого первого дня, с первого появления, первой улыбки, первых слов.

Особую актуальность Ваш способ взаимоотношений с людьми приобретает в условиях появления такой важной должности в компании, как менеджер по персоналу, – будь это специалист в единственном числе или руководитель, формирующий новый отдел. И лояльность сотрудников к нововведениям, желание сотрудничать, строить вместе сплоченную команду, во многом зависит от того, сможете ли Вы выбрать верный стиль общения, грамотно выстроить взаимоотношения с коллегами.

Вам тяжело, но не забывайте и о том, что для Ваших коллег их работа не менее важна, чем для Вас, и появление такого специалиста в компании в любом случае является стрессом – по крайней мере, на первых порах. Люди задаются вполне логичными вопросами: зачем нужен этот новый человек, что он привнесет в их отношения, какие последствия повлечет за собой его появление?

Поэтому, находясь в постоянном взаимодействии с руководителем компании, руководителями подразделений, секретарем компании, не забывайте и о других сотрудниках. Они тоже могут помочь Вам стать не просто полноценной, а практически бесценной и неотъемлемой частью коллектива. Будьте внимательны ко всему и ко всем. Вы нужны своему коллективу, а он нужен Вам.

Теперь это Ваша семья, Ваша жизнь, Ваше настроение, Ваш стимул.

При цитировании данного материала ссылка на автора статьи, компанию «Антропос-консалтинг» и сайт www.antropos.ru обязательны.